Custom Instructions in Outlook

Schluss mit KI-Sprache in deinen Mails: So trainierst du Copilot auf deinen Stil

"Seit dem ich deine Custom Instructions drin habe, schreibe ich richtig gerne Mails mit Copilot in Outlook!" Das war das Feedback eines Workshop-Teilnehmers. Nicht meine Worte.Genau das ist das Ziel: Copilot soll sich anfühlen wie du, nicht wie eine Maschine.

Das Problem mit KI-generierten Mails

Kennst du das? Du lässt Copilot eine Mail schreiben und das Ergebnis klingt sofort nach KI. "I hope this email finds you well." "Please do not hesitate to reach out." Formeln, die niemand freiwillig schreibt.

Das liegt nicht daran, dass Copilot schlecht ist. Es liegt daran, dass er deinen Stil nicht kennt. Die Lösung sind Custom Instructions. Du gibst Copilot einmal eine klare Beschreibung davon, wie du kommunizierst, und er hält sich daran.

Warum Custom Instructions ein Gamechanger sind

Ich nutze sie selbst. Kein "I hope this email finds you well" mehr. Meine Mails klingen wieder wie ich: direkt, klar, auf Deutsch und ohne Floskeln.

Custom Instructions musst du nicht selbst schreiben. Es gibt einen Analyse-Prompt, der das automatisch erledigt. Er liest deine letzten gesendeten Mails aus Outlook und erstellt daraus ein Profil deines Schreibstils. Das Ergebnis sind fertige Custom Instructions, die du direkt in Copilot einfugen kannst.

Das Ergebnis ist so aufgebaut, dass du es jederzeit selbst anpassen und verfeinern kannst.

Der Analyse-Prompt

Kopiere den folgenden Prompt in Copilot. Nutze dafur das neueste Reasoning-Modell (GPT-5.5. Deep Reasoning)oder das jeweils aktuellste) über den Model Switcher in Microsoft 365 Copilot. Dieses "Tiefere Denken" liefert deutlich bessere Ergebnisse als das Standardmodell.

Wichtig: Das funktioniert nur mit einer Microsoft 365 Copilot Premium-Lizenz und nur im Work-Tab (nicht mit Basic Lizenz und auch nicht im Web-Tab, da hier der. Zugriff auf das Postfach fehlt.

Wir arbeiten gemeinsam daran, E-Mails zu verbessern, die von Copilot generiert werden.

Schritt 1: Analysiere meine in Outlook gesendeten E-Mails der letzten drei Monate  und erstelle daraus ein persönliches Profil meines Schreibstils, damit eine KI meinen  Stil präzise übernehmen und mir die E-Mail-Formulierung erleichtern kann.

Berücksichtige dabei:
- Allgemeinen Ton (freundlich, direkt, formal, kollegial)
- Typische Länge und Inhaltsstruktur
- Häufig verwendete Wörter, Phrasen und Formulierungen
- Technische Tiefe
- Konkrete Beispiele für Anreden, Einleitungen, Hauptteile und Abschlüsse

Schritt 2: Recherchiere außerdem typische Elemente, die E-Mails künstlich 
oder KI-typisch klingen lassen.

Ergebnis: Erstelle dann ein Set Custom Instructions für Microsoft Copilot in Outlook  auf Englisch, formatiert als Code-Block in Markdown als Code-Interpreter Element. Füge folgendes ein:
- Allgemeine Anweisungen, damit E-Mails so menschlich und natürlich wie möglich klingen
- Meinen persönlichen Ton, Satzbau und typische Formulierungen aus Schritt 1
- Explizite Regeln, die KI-typische Floskeln aus Schritt 2 verhindern

Wichtig: Wenn du häufig gemische E-Mails (deutsch/englisch) schreibst, lege deine Instructions besser auf Englisch an. Nutze dazu den Prompt ganz unten. Das ist auch mein Original-Prompt mit dem ich die besten Ergebnisse erzielt habe.

So setzt du die Custom Instructions ein

1. Starte Copilot im Microsoft 365 Work-Tab

2. Wechsle im Model Switcher auf das neueste Reasoning-Modell (z.B. GPT-5.5.)

3. Füge den Prompt ein und starte die Analyse

4. Kopiere die generierten Custom Instructions

5. Äffne in Outlook: Einstellungen > Copilot > Custom Instructions > Einfügen

Ab jetzt schreibt Copilot Mails in deinem Stil.

Mehr zu Copilot und Custom Instructions

Dieser Prompt ist ein Beispiel dafür, wie viel du aus Copilot herausholen kannst, wenn du weißt, wie du ihn richtig einsetzt.

Auf copilot-coaching.de findest du weitere Prompts, Praxistipps und die Möglichkeit für Teams und Einzelpersonen, die Copilot nicht nur nutzen, sondern wirklich beherrschen wollen einen Ansprechpartner.

Daniel Rohregger ist Cloud Architect bei glueckkanja AG und Microsoft 365 Copilot MVP.

Zusatz Analyse-Prompt in Englisch:

We're working together to improve emails generated by Copilot. Step 1: Analyze my emails sent in Outlook over the last three months and use them to create a personal profile of my writing style so that an AI can accurately adopt my style and make my work easier by formulating emails. Take into account: - general tone (friendly, direct, formal, collegial), - typical length and content structure, - frequently used words, phrases and phrases, - technical depth, - concrete examples of greetings, introductions, main parts and conclusions. 

Step 2: Additionally, research typical elements that make emails sound "AI-like." Result: Then create a set **Custom Instructions for Microsoft Copilot in Outlook** **in English**, formatted **as a Code Interpreter Element in Markdown**. Include in it: - general instructions to make emails sound as human and natural as possible,