Copilot in SharePoint: Agenten, Dokumente und Skills nutzen

Copilot in SharePoint: Stand und Voraussetzungen

Was lange „AI in SharePoint” hieß, heißt inzwischen offiziell Copilot in SharePoint. Der Funktionsumfang ist derselbe, aber wenn du nach der alten Bezeichnung suchst, landest du auf veralteten Seiten oder Screenshots – ein guter Hinweis, dass du zuerst prüfen solltest, ob eine Anleitung noch aktuell ist.

Copilot in SharePoint befindet sich weiterhin in der Vorschau (Preview) und ist seit Mitte 2026 als Opt-out-Vorschau unterwegs: Personen mit einer aktiven Microsoft 365 Copilot-Lizenz bekommen die Funktionen automatisch, ohne dass eine Administratorin oder ein Administrator sie erst freischalten muss. Wurde eine Website oder der ganze Tenant vorher bewusst ausgeschlossen, bleibt das so, bis das jemand ändert.

Für die Steuerung, welche Websites Copilot in SharePoint zeigen, reicht weiterhin ein PowerShell-Befehl:

## Mit dem SharePoint Online Admin Center verbinden
Connect-SPOService https://eurtenant-admin.sharepoint.com

## Zugriff für alle Websites im Tenant erlauben
Set-SPOTenant -KnowledgeAgentScope AllSites

## Zugriff für den ganzen Tenant sperren
Set-SPOTenant -KnowledgeAgentScope NoSites

## Aktuelle Einstellung prüfen
Get-SPOTenant | Select-Object KnowledgeAgentScope

AllSites und NoSites sind die beiden Extreme; daneben lässt sich der Zugriff auch auf einzelne Websites begrenzen oder für einzelne Websites ausschließen. Wo Copilot in SharePoint noch nicht auftaucht, obwohl die Lizenz vorhanden ist, ist das meist der erste Verdacht: Die Website wurde ausgeschlossen, oder Restricted Content Discovery ist für sie aktiv – dann bleibt der Agenten-Button bewusst unsichtbar, unabhängig von der Tenant-Einstellung.

Bevor du das für eine ganze Abteilung oder den ganzen Tenant öffnest, lohnt sich ein Blick darauf, wer auf welche Websites eigentlich Zugriff hat. Copilot erfindet keine Berechtigungen, macht vorhandene Inhalte aber leichter auffindbar – das Stichwort dazu ist SharePoint Oversharing.

Prompts nach einem festen Muster aufbauen

Copilot in SharePoint reagiert in jeder Bibliothek, jeder Liste und jedem Agenten-Chat auf natürliche Sprache. Damit aus dem ersten Versuch nicht drei weitere werden, hilft ein festes Muster für den Prompt:

1. Rolle & Kontext – wofür ist diese Website, Bibliothek oder Liste da, und für wen?
2. Ergebnis – was soll am Ende herauskommen, nicht wie es aussehen soll.
3. Datenquelle – welche Datei, Bibliothek oder Liste soll Copilot dafür lesen?
4. Einschränkungen – Spaltentypen, was leer bleiben soll, was nicht geraten werden darf.
5. Format – Tabelle, gruppierte Liste, Seitenabschnitte.

Die ersten drei Teile bringen meistens schon ein brauchbares Ergebnis. Einschränkungen und Format kommen erst dazu, wenn der erste Versuch nicht ganz trifft – und dann reicht oft ein kurzer Folge-Prompt wie „genau wie eben, aber die Spalte als einzeilenigen Text” statt eines komplett neuen Anlaufs.

Den Website-Agenten und eigene Agenten nutzen

Jede moderne SharePoint-Website bringt einen fertigen Agenten mit, der auf die gesamte Website antwortet – Bibliotheken, Listen und Seiten eingeschlossen. Du öffnest ihn über das Agenten-Symbol oben rechts oder den schwebenden Button unten rechts, ohne etwas dafür einzurichten.

Mit Bearbeitungsrechten auf der Website kannst du daneben eigene Agenten bauen, die nur auf bestimmte Dateien, Bibliotheken oder Listen zugreifen. Website-Eigentümerinnen und -Eigentümer legen zusätzlich fest, welcher Agent standardmäßig über das Symbol im Kopfbereich öffnet.

Gib mir eine einseitige Zusammenfassung dieser SharePoint-Website für ein neues Teammitglied: Wofür ist die Website da, welche Inhalte liegen hier, für wen sind sie gedacht, und was sind die fünf wichtigsten Dinge, die jemand vor dem ersten Arbeitstag wissen sollte? Nutze klare Abschnitte mit Überschriften.

Für eine engere Frage lohnt sich ein eigener Agent, der nur auf eine Bibliothek zeigt – zum Beispiel eine Bibliothek mit Kundenverträgen:

Prüfe alle Verträge in dieser Bibliothek und liste für jeden Vertrag die vereinbarte Zahlungsfrist und die Kündigungsfrist auf. Sortiere nach Kündigungsfrist, kürzeste zuerst. Wenn eine Angabe im Vertrag fehlt, lass das Feld leer, statt sie zu schätzen.

Der große, website-weite Agent eignet sich für „gib mir einen Überblick über alles”. Ein eigener Agent liefert für ein einzelnes, wiederkehrendes Thema genauere und knappere Antworten – dieselbe Oberfläche, ein engerer Ausschnitt.

Aus einem Dokument eine Seite bauen

Copilot in SharePoint kann aus einer Beschreibung Seiten, Listen und Bibliotheken anlegen. Bewährt hat sich ein Ablauf in drei Schritten: erst das Gerüst, dann der Inhalt, zuletzt die Gestaltung. So bleibt jeder einzelne Prompt überschaubar, und du kannst nach jedem Schritt gegensteuern, bevor der nächste draufkommt.

Als Beispiel: Aus einem bestehenden Mitarbeiterhandbuch soll eine Onboarding-Seite für neue Teammitglieder werden.

Erstelle eine Onboarding-Seite für neue Teammitglieder. Nutze das Dokument "Mitarbeiterhandbuch" in der Bibliothek "Interne Dokumente" als Quelle. Baue die Seite in dieser Reihenfolge auf: Willkommen, Erste Woche, Zugänge und Tools, Ansprechpartner, Urlaub und Abwesenheit, ein FAQ-Abschnitt mit 8 Fragen. Freundlicher, klarer Ton. Fülle die Abschnitte noch nicht mit Text, nur Überschriften und eine Ein-Satz-Beschreibung je Abschnitt.

Fülle jetzt jeden Abschnitt dieser Seite mit Inhalt aus dem Mitarbeiterhandbuch. Jeder Abschnitt bekommt einen kurzen Einleitungssatz, 3 bis 5 Stichpunkte mit den wichtigsten Informationen und einen hervorgehobenen Hinweis mit dem wichtigsten Tipp. Formuliere für den FAQ-Abschnitt 8 realistische Fragen, die ein neues Teammitglied stellen würde, mit kurzen Antworten in 2 bis 3 Sätzen.

Mach die Seite optisch klarer: ein passendes Symbol neben jeder Überschrift, ein Vorschlag für ein Titelbild, und wandle den FAQ-Abschnitt in einen aufklappbaren Bereich um, falls das Layout das unterstützt.

Dasselbe Dreierschema funktioniert für jede andere Seite oder jeden Abschnitt: erst Struktur, dann Inhalt, dann Feinschliff.

Einzelne Dateien zusammenfassen, vergleichen und befragen

Für einzelne Dateien in einer Bibliothek braucht es oft gar keinen eigenen Prompt. Markierst du eine Datei, bietet Copilot in SharePoint direkt passende Aktionen an:

• Zusammenfassen – die Kernpunkte einer längeren Datei auf einen Blick.
• Fragen zum Inhalt stellen – eine konkrete Frage direkt an eine Datei richten, ohne sie zu öffnen.

Praktisch zum Beispiel bei einer Datenschutzrichtlinie, die jährlich überarbeitet wird: die aktuelle Fassung zusammenfassen lassen, oder direkt fragen, was sich seit der letzten Version an einer bestimmten Stelle geändert hat.

Für den direkten Versionsvergleich zweier Dateien beschreibt Microsoft die Funktion aktuell vor allem für Copilot in OneDrive (bis zu fünf Dateien gleichzeitig); ob und wann sie in derselben Form auch für SharePoint-Bibliotheken dokumentiert ist, prüfst du am besten direkt in den Microsoft-Learn-Quellen am Ende dieses Artikels, bevor du dich darauf verlässt.

Metadaten automatisch befüllen (Autofill-Spalten)

Autofill-Spalten lesen den Inhalt jeder Datei in einer Bibliothek und tragen die passenden Werte in strukturierte Spalten ein – einmal eingerichtet, gilt das automatisch auch für jede neu hochgeladene Datei.

Unterstützt werden aktuell die Spaltentypen Text, mehrzeiliger Text, Zahl, Ja/Nein, Datum, Auswahl, Hyperlink, Währung und verwaltete Metadaten. Person- oder Gruppen-Spalten werden von Autofill derzeit nicht unterstützt – ein Feld, das nach einer Person klingt (etwa „Ansprechpartner beim Vertragspartner”), legst du deshalb bewusst als einzeiligen Text an, nicht als Personenfeld.

Am Beispiel einer Bibliothek mit Kundenverträgen:

Diese Bibliothek enthält Kundenverträge. Lies jedes Dokument und lege Autofill-Spalten an, mit denen das Team die Verträge auf einen Blick verwalten kann:
- Kunde (einzeiliger Text)
- Vertragsbeginn (Datum)
- Vertragswert (Währung, EUR)
- Kündigungsfrist (einzeiliger Text, z. B. "3 Monate zum Quartalsende")
- Ansprechpartner beim Kunden (einzeiliger Text, nicht als Personenfeld auflösen)
Fülle jede Zeile aus dem Dokumentinhalt. Wo ein Wert im Dokument fehlt, lass die Zelle leer, statt sie zu schätzen.

Prüfe die befüllten Spalten trotzdem stichprobenartig gegen die Originaldokumente – KI-generierte Werte können falsch sein, gerade bei Beträgen und Fristen.

Bibliotheken und Listen als Ansicht formatieren

Auch Ansichten für Bibliotheken und Listen lassen sich per Prompt anlegen: Spalten ein- oder ausblenden, sortieren, filtern und gruppieren. So entsteht aus einer langen, unsortierten Liste eine Ansicht, die das Wichtigste zuerst zeigt.

Mach diese Vertragsbibliothek auf einen Blick lesbar: Gruppiere nach Kunde, sortiere innerhalb jeder Gruppe nach Vertragsbeginn absteigend, und blende die Spalte "Interne Notizen" aus. Speichere das Ergebnis als neue Ansicht mit dem Namen "Vertragsübersicht".

Zwei Einschränkungen, die aktuell noch gelten und die du beim Prompten berücksichtigen solltest: Bedingte Formatierung (etwa eine Ampelfarbe je nach Wert) sowie das Ändern der Spaltenreihenfolge oder -breite gehören laut Microsoft noch nicht zum unterstützten Funktionsumfang von Copilot in SharePoint. Auf diesem Weg erzeugte Ansichten sind außerdem öffentliche Ansichten – sichtbar für alle mit Zugriff auf die Bibliothek, nicht nur für dich.

Wiederkehrende Abläufe als Skill speichern

Eine Skill ist ein wiederkehrender, mehrstufiger Ablauf, den du einmal im Chat beschreibst und danach immer wieder aufrufen kannst – ohne den ganzen Prompt erneut zu tippen. Skills werden als Markdown-Datei in der Bibliothek „Agent Assets” der Website gespeichert und sind an keinen separaten Admin-Schalter gebunden: Wer Bearbeitungsrechte auf der Website hat, kann eine Skill anlegen, wer Leserechte hat, kann sie ausführen.

Erstelle eine Skill, die einen neuen Vertrag gegen unsere Vertragsvorlage prüft: Vergleiche Kündigungsfrist, Zahlungsziel und Haftungsklausel mit der Vorlage in der Bibliothek "Vertragsvorlagen" und fasse Abweichungen in einer kurzen Liste zusammen.

Copilot in SharePoint schlägt danach einen Entwurf der Skill vor, den du vor dem Speichern noch anpassen kannst. Welche Skills auf einer Website bereits existieren – die eigenen und die eingebauten –, zeigt der Chat-Befehl /skills.

Quellen

• Copilot in SharePoint einrichten (Microsoft Learn)
• Autofill-Spalten in einer Bibliothek anlegen (Microsoft Learn)
• Ansichten in einer SharePoint-Bibliothek erstellen (Microsoft Learn)
• Copilot in SharePoint mit Skills erweitern (Microsoft Learn)
• Dokumentbibliothek mit Copilot anlegen (Microsoft Learn)

Einordnung für deinen Arbeitsalltag

Die Anleitung ist vollständig in diesem Artikel enthalten – und weil sich Copilot in SharePoint noch in der Vorschau befindet, lohnt sich vor einem breiten Rollout ein Blick in die verlinkten Microsoft-Learn-Quellen, ob sich seither etwas geändert hat. Wenn du das Ganze auf eure konkrete Website, Governance und Berechtigungen übertragen willst, findest du den passenden Einstieg im Coaching für IT und Admins.